Factura proforma: qué es, cuándo usarla y en qué se diferencia de una factura
La factura proforma es un documento de oferta que tiene el aspecto de una factura, pero no lo es: no tiene validez fiscal, no se numera en tu serie de facturas y no se declara. Sirve para que tu cliente sepa exactamente lo que va a pagar antes de pagarlo.
Para qué sirve una factura proforma
- Pedir un anticipo antes de empezar un trabajo o enviar un pedido.
- Que el cliente tramite el pago internamente: muchas empresas y administraciones necesitan un documento con el importe exacto para aprobar el gasto.
- Exportaciones y aduanas: para declarar el valor de la mercancía antes de la venta definitiva.
- Solicitar financiación o una subvención, cuando piden un documento con el coste previsto.
Diferencias entre proforma, presupuesto y factura
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Oferta que el cliente puede aceptar o no | Borrador fiel de la factura que se emitirá | Documento que justifica la operación |
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Numeración | Libre | Libre (no usa la serie de facturas) | Correlativa obligatoria |
| Se declara en el IVA | No | No | Sí |
| Se puede modificar | Sí | Sí | No (se rectifica) |
Qué datos debe llevar
No hay un contenido obligatorio por ley, pero para que cumpla su función conviene que tenga los mismos datos que la factura definitiva: tus datos y los del cliente, descripción, cantidades, precios, IVA, retención si la habrá, total y forma de pago. Y, sobre todo, que diga claramente «Factura proforma» en el título, para que nadie la contabilice como factura.
Si el cliente paga la proforma, ¿qué hago?
Cuando cobras un anticipo, el IVA se devenga en ese momento (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). Es decir: en cuanto recibes el dinero tienes que emitir una factura de verdad, aunque sea por la parte cobrada (factura de anticipo). Al terminar, la factura final descuenta lo ya facturado.
Ejemplo: proforma de 2.000 € + IVA. El cliente paga el 50 % por adelantado. Emites una factura de anticipo de 1.000 € + 210 € de IVA. Al entregar, emites la factura final por 2.000 € + IVA, menos los 1.000 € + IVA ya facturados.
Errores frecuentes
- Numerar la proforma con la serie de facturas: deja un hueco en la numeración cuando la proforma no se convierte en factura.
- Incluir la proforma en el libro de facturas emitidas o en el modelo 303.
- No emitir factura de anticipo cuando el cliente paga por adelantado.
En FactuPulse las proformas tienen su propia numeración y se convierten en factura con un clic cuando el cliente confirma.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma tiene validez legal?
No tiene validez fiscal: no sirve para deducir el IVA ni como justificante de gasto. Sí puede servir como prueba de lo acordado con el cliente.
¿La factura proforma lleva IVA?
Sí, conviene indicarlo igual que en la factura definitiva para que el cliente conozca el importe total. Pero ese IVA no se declara hasta que emites la factura real.
¿Hay que guardar las facturas proforma?
No es obligatorio conservarlas a efectos fiscales, pero es recomendable guardarlas junto al expediente de cada cliente.
¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y factura proforma?
El presupuesto es una oferta que el cliente puede negociar o rechazar. La proforma se emite cuando la operación ya está prácticamente cerrada y refleja la factura que se va a emitir.