Cómo hacer una factura: datos obligatorios, numeración y ejemplo
Una factura bien hecha es la que Hacienda acepta sin preguntas y la que tu cliente paga sin pedirte que la repitas. Aquí tienes todo lo que tiene que llevar, cómo calcularla y los errores que más se repiten.
Datos obligatorios de una factura
El contenido de una factura completa lo fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Sea en papel o en PDF, tiene que incluir:
- Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
- Fecha de expedición (el día en que haces la factura).
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, un trabajo terminado el día 28 que facturas el día 3 del mes siguiente).
- Tu nombre y apellidos o razón social, tu NIF y tu domicilio.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente. Si el cliente es un particular, el NIF y el domicilio solo son obligatorios en algunos casos, pero conviene ponerlos siempre que los tengas.
- Descripción de lo que vendes o del servicio, con cantidad y precio unitario sin impuestos, y los descuentos si los hay.
- Base imponible de cada tipo de IVA.
- Tipo de IVA aplicado y cuota, separados por cada tipo si hay varios.
- Mención legal cuando la operación está exenta de IVA o no sujeta, o cuando se aplica la inversión del sujeto pasivo (por ejemplo: «Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.9º de la Ley 37/1992»).
La retención de IRPF no es un dato que exija el reglamento de facturación, pero si tu cliente está obligado a retener, tiene que aparecer en la factura para que el total a pagar sea correcto.
Cómo numerar las facturas
La numeración tiene que ser correlativa y sin huecos dentro de cada serie. Lo más práctico es una serie por año: 2026-0001, 2026-0002… y volver a empezar en enero.
Puedes usar series distintas cuando haya un motivo: por ejemplo, una para cada local o actividad. Las facturas rectificativas tienen que ir siempre en una serie propia (por ejemplo, R2026-0001).
Qué IVA aplicar
| Tipo | Porcentaje | Ejemplos |
|---|---|---|
| General | 21 % | La mayoría de servicios profesionales, diseño, consultoría, reparaciones, venta de productos en general. |
| Reducido | 10 % | Hostelería y restauración, transporte de viajeros, algunas obras de renovación de vivienda. |
| Superreducido | 4 % | Pan, leche, frutas y verduras, libros, medicamentos de uso humano. |
| Exento | 0 % | Formación reglada, servicios sanitarios, seguros… Hay que indicar el artículo de la exención. |
Si facturas a un cliente de otro país de la Unión Europea que es empresa y tiene NIF-IVA, normalmente no se repercute IVA español (inversión del sujeto pasivo), y hay que indicarlo en la factura. En Canarias se aplica IGIC en lugar de IVA.
Si vendes a un comercio minorista, puede que tengas que añadir el recargo de equivalencia.
Cuándo poner retención de IRPF
Si eres autónomo con una actividad profesional (abogados, diseñadores, consultores, arquitectos, formadores…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tienes que restar una retención del 15 % sobre la base imponible. Durante el año en que empiezas y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %.
No se retiene si facturas a un particular ni, en general, si tu actividad es empresarial (comercio, hostelería, construcción en estimación directa). Lo tienes explicado con detalle en la guía de la retención de IRPF en facturas.
Ejemplo de factura calculada
Una diseñadora gráfica autónoma (más de tres años de actividad) factura a una empresa un proyecto de identidad corporativa por 1.000 €:
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | + 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
La empresa le paga 1.060 €. Los 210 € de IVA los ingresará ella en su modelo 303, y los 150 € de retención los ingresa la empresa en Hacienda en su nombre (y le cuentan como pago a cuenta de su IRPF).
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Cuándo hay que emitirla y cuánto tiempo guardarla
- Cliente particular: en el momento de la operación.
- Cliente empresa o autónomo: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación.
- Conservación: al menos durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años). A efectos mercantiles, el Código de Comercio pide conservar la documentación contable seis años, así que lo prudente es guardarlo todo seis años.
Errores habituales
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente cuando es una empresa.
- Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base imponible.
- Poner IVA 0 % sin indicar el motivo legal de la exención.
- Dejar huecos en la numeración o repetir números al cambiar de año.
- Corregir una factura editando el PDF en lugar de emitir una rectificativa.
- Confundir una factura proforma con una factura: la proforma no tiene validez fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura sin estar dado de alta como autónomo?
Para facturar de forma habitual tienes que estar dado de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y, en general, en la Seguridad Social como autónomo. Facturar sin estar dado de alta puede acarrear sanciones y la obligación de pagar las cuotas atrasadas.
¿Una factura en PDF enviada por correo es válida?
Sí. La factura electrónica en PDF es válida siempre que el cliente la acepte, que se garantice su autenticidad e integridad y que sea legible. Es la forma más habitual de facturar hoy.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
No se edita ni se borra. Se emite una factura rectificativa que corrige o anula la original, con su propia serie de numeración.
¿Cuándo puedo hacer una factura simplificada en lugar de completa?
Cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido, o 3.000 € en algunos sectores como el comercio minorista o la hostelería. Lo tienes en la guía de la factura simplificada.